随着我国法治进程的加快，人们的法律意识逐渐增强，诉讼档案的利用率也随之提高，而传统的主要依靠人力查询方式显然已不能满足当事人的需要。因此，在信息化时代如何加快现代化信息技术在诉讼档案管理中的应用，推进法院诉讼档案电子化建设已成为目前之所需。

　　一、市法院诉讼档案电子化管理现状

　 就福建省三明市中级人民法院来说，目前，还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。以中院为例，档案室目前现存15万卷档案，年处理5000多卷，其中3000件减刑假释档案，1000件民商事档案和1000件执行、刑事档案，而档案工作人员仅2人，人员少档案多。因此，后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

　　二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

　 （一）电子诉讼档案管理标准问题

　　诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。建议按照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》规定，进行诉讼档案电子化软件的开发和设计。

　 （二）网络安全问题

　　随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

　　三、诉讼档案电子化管理的发展趋势

　　诉讼档案电子化管理，将大大降低非电子化材料的使用频率，保护实体档案材料的安全，提高诉讼档案利用效率。法院诉讼档案电子化管理将有以下几方面发展趋势：

　　一是各级法院通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。

　　二是由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。

　　三是诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容。

　　四是与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

　　四、诉讼档案电子化解决方案

　　档案电子化是集档案扫描、影像预处理、档案索引、质检发布、档案存储、查询和浏览等功能为一体的诉讼档案管理与应用系统，具有统一、权威、高效、安全、可靠等性能。系统的总体目标是充分利用现代化信息技术，建立档案信息数据库，实现档案管理的计算机化、档案信息的数字化、档案利用的网络化、档案收集的自动化。项目的技术原理是：通过先进的高速文档扫描仪，将纸张文档转换成电子影像，然后根据一定的归档机制建立影像文件的索引，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库，最后由用户通过网络从电子档案库中智能地检索到某一案件的卷宗信息，并且可以多人同时访问相同卷宗。

　　档案电子化应用系统以提高法院档案的查全率、查准率、快速利用率为目的，将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，顺利解决档案查询速度、档案共享、人为销毁档案原件等问题，降低了管理成本和档案对环境的要求。该软件与法院司法管理系统软件、办公自动化系统软件实行无缝链接，系统启用后，用户可通过法院系统的局域网、法院专线网、档案部门的内部网和各部门的终端机，进行远程调阅档案，实现档案数据的录入、报出、信息检索、档案工作统计、档案编研、信息发布等功能。

　　当事人和律师可在档案室查询已形成的电子档案，由档案员负责操作指导并赋予其一定范围的查询权限。如需调取档案材料，则可直接通过电脑打印，省去了手工查阅、调卷等步骤，更加方便快捷。今后法院还将实施院内网上借阅，法官借阅档案的申请一经审核通过，便可在办公室的电脑上进行阅档、打印等操作，大大简化了院内人员借阅手续，查档也不再受时间、场所的限制。

　　（一）档案信息化基础设施建设　

　　 1、进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。　

　　2、加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

　　3、要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。　

　　（二）档案信息资源建设

　　1、目录中心建设

　 （1）加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。

　 （2）规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。

　　2、全文数据库建设

　 （1）积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

　 （2）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。　

　　（3）办公室要结合工作需要，在法院开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。

　　（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。　

　　（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。档案数字化加工工作争取纳入法院目标管理，分步实施，逐步完成。院档案室应积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。　

　　（三）档案管理应用系统建设　

　　档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。

　　1、加强档案信息建库入网工作。档案室要按照市档案局的要求，把档案数据库作为院重要信息资源，纳入法院电子政务的总体格局中，逐步构建档案文献数据库。　

　　2、充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。　

　　3、积极促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。　

　　五、主要保障措施　

　　（一）加强领导，完善制度　

　　切实加强组织领导，把诉讼档案电子化建设作为法院“一把手”工程。党组书记、院长亲自担任档案电子化工作领导小组组长，分管领导担任档案信息化工作领导小组副组长，领导小组下设办公室，具体负责规划建设、推进应用、协调关系、督促落实等方面的作用。要在档案信息化领导小组及其办公室的统一部署下，调动各方面的积极性，加快法院档案信息化建设步伐，促进各部门之间的沟通和协作，共同推进法院档案信息化发展。

　　配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强全和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

　　（二）加大投入，积极推进　

　　档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备。通过公开招投标将档案整理、扫描、录入等基础性工作外包给服务公司进行处理，减轻档案工作人员的工作量。

　　（三）加强规范，统一标准

　　1、严格执行标准规范，严格把好案卷的质量关。对已归档的案卷，要分期分批进行数字化加工。今后，各部门向档案室移交档案时，由各科室档案工作的负责人组织相关人员对电子文件、机读目录数据库和纸质档案先行自检，待档案员验收合格后方可接收进院档案室。　

　　2、要依照《人民法院诉讼档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导法院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障法院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。

　　（四）加强培训，提高素质　

　　要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。

　　（作者单位：福建省三明市中级人民法院）